Как правильно выбрать офис

От офиса во многом зависит продуктивность сотрудников и впечатление клиентов о компании. Поэтому при выборе помещения важно учесть множество нюансов. Есть несколько основных критериев, на которые стоит обратить внимание. В статье расскажем, как правильно выбрать офис, а также рассмотрим требования к помещениям и офисным местам.

Как выбрать локацию

Локация — один из важнейших критериев при выборе офисного помещения. Что важно учитывать:

1. Возможность комфортно проводить бизнес-встречи. Важно выбрать место, куда клиенты смогут приезжать без проблем. Самый лучший вариант — в центре или в бизнес-квартале с удобной транспортной развязкой.
2. Доступность транспорта. Убедитесь, что рядом с офисом есть станция метро, остановка общественного транспорта и удобный подъезд для автомобилей. Это важно для сотрудников и посетителей.
3. Развитая инфраструктура. Хорошо, если рядом с офисом есть кафе, магазины, банки, фитнес-клубы. Это важно, ведь на работе человек проводит большую часть дня. И от того, насколько сотрудники удовлетворены условиями, во многом зависит их продуктивность.
4. Безопасность. Хорошо, когда в самом здании есть пост охраны и видеокамеры. Однако важно, чтобы район, в котором находится офис, был безопасным для сотрудников и посетителей.

Локация при выборе офисного помещения зависит от особенностей компании. Например, если у вас большой поток клиентов, правильнее выбрать офис в центре города. Фирмам, чьи сотрудники ездят в основном на общественном транспорте, важно наличие станций метро и остановок в шаговой доступности.

Какие бывают классы помещений

Чтобы упростить выбор офисного помещения, специалисты по недвижимости разработали классификацию, которая делит все коммерческие объекты на четыре класса — A, B, C, D. У каждого из них свои характеристики и особенности. Рассмотрим классы подробнее.

Класс A

Такие офисы считаются элитой в мире коммерческой недвижимости. Обычно они построены по современным энергоэффективным технологиям, расположены в комфортабельных современных зданиях в центре города. Рядом есть станция метро, парковка — уличная и подземная.

Помещения оснащены современными системами жизнеобеспечения: вентиляции, отопления, водоснабжения и другими. Также в здании есть качественная охрана: это профессионалы, которые действительно следят за безопасностью, а не бабушка-вахтер.

Многие офисы класса A находятся в исторических зданиях в центре города

Вокруг офиса — развитая инфраструктура. Есть кафе и рестораны, куда сотрудники ходят на обед, и кофейни, в которые заглядывают по утрам. В шаговой доступности — магазины, в том числе продуктовые. Из здания легко добираться в разные точки города на общественном транспорте. Часто в таких бизнес-центрах есть дополнительные заведения: фитнес-центры, салоны красоты и т. д. А для удобства компаний — конференц-залы.

Офисы класса A чаще всего выбирают крупные международные корпорации, финансовые и IT-компании, а также другие организации, которые ценят престижное расположение, современный дизайн, высокий уровень безопасности и сервиса. Таким компаниям важно показать свой статус, встречаться с клиентами и партнерами в центре города, предоставить сотрудникам комфортные условия для работы.

Класс B

Офисы класса B проигрывают офисам класса A по расположению: обычно они расположены не в центре. Рядом находится станция метро или есть корпоративные шаттлы, которые развозят сотрудников. Внутри здания имеется система безопасности.

Обычно офисные помещения располагаются в новых или качественно отремонтированных зданиях. В отличие от класса A, здесь меньше дополнительных заведений, таких как фитнес-клубы и кафе. Могут возникнуть проблемы с перепланировкой помещения, потому что создать принципиально новое пространство, например, open space, не всегда невозможно.

Часто офисы класса B находятся в отдаленных районах, куда непросто добираться сотрудникам и посетителям

Офисы класса B обычно предпочитают средние компании, стартапы, небольшие фирмы, которые хотят сохранить баланс между качеством и доступной стоимостью аренды.

Класс C и D

Классы C и D — это помещения коридорно-кабинетного типа: бывшие НИИ, администрации заводов и т. д. То есть изначально они не были заточены под офисы.

Часто здания класса C не отличаются хорошей транспортной доступностью, а помещения класса D могут находиться в ветхих домах. Из-за удаленности рядом обычно нет кафе, ресторанов, удобной парковки.

Офисы классов C и D выбирают частные мастера, стартапы и компании, для которых главное — экономия. Крупные фирмы не рассматривают такие варианты.

Как рассчитать площадь

Чтобы правильно выбрать офис, нужно верно рассчитать площадь помещения. СанПин разработал специальные нормы для рабочего пространства. Согласно им, если сотрудники работают за ПК, на одно рабочее место должно приходиться минимум 4,5 кв. м. площади. Также на каждого сотрудника нужно выделить дополнительные 4 кв. м., согласно СанПин.

В требования к помещениям и офисным местам по СанПин также входят нормативы, связанные с расположением объектов. Например, для прохода между столами нужно выделить не меньше 120 см, а расстояние от одного компьютера до другого — от 200 см. Принтеры, сканеры, многофункциональные устройства, копировальные аппараты должны располагаться на расстоянии минимум 60 см от стен и пола. А перед ними нужно выделить по 100 см. Поэтому важно еще на этапе выбора офисного помещения убедиться, что получится соблюсти эти нормы.

Получается, одному сотруднику требуется минимум 9,5 кв. м. площади: 4,5+4. Если в офисе работает 10 человек — 95 кв. м., 30 человек — 285 кв. м, 50 человек — 475 кв. м. При этом в расчет нужно включить проходы между столами, техникой, места, где стоит мебель. Поэтому приведенные выше цифры обычно увеличиваются примерно на 10–20%.

Если помещение просторное, в нем легче расположить разные зоны. Кроме рабочих мест, это может быть переговорный кабинет, ресепшн, комната отдыха, кухня и другие. Возможно, сейчас они вам не нужны, но могут пригодиться в будущем. Поэтому стоит учитывать это на этапе выбора офисного помещения.

Таким образом, не ищите офис с минимально допустимой площадью — лучше взять помещение побольше. Так получится без проблем расширить штат в будущем, добавить новые зоны, сделать перепланировку. В противном случае со временем просторный и уютный офис превратится в душную и тесную контору.

Совет! При выборе офисного помещения помните: чем больше площадь, тем больше квота на парковочные места. Это важно, если у вас много сотрудников на автомобилях, или в офис будут часто приезжать клиенты и партнеры.

Как правильно выбрать офис: планировка

Планировка офиса — это не вопрос эстетики, а аспект, который влияет на комфорт сотрудников, их эффективность и работоспособность. К тому же от нее зависит, какой дизайн помещения получится реализовать.

Чаще всего встречается три типа планировки — open space, кабинетная, смешанная. Рассмотрим каждый вид подробнее.

Open space

Open space — это большое открытое пространство, где между рабочими местами нет перегородок. Сотрудники могут общаться друг с другом, что облегчает их взаимодействие.

Преимущества open space:

1. Улучшенный контроль. Руководители могут без труда следить за работой, потому что видно весь персонал.
2. Создание теплой атмосферы в коллективе. Открытая планировка способствует более тесному общению, поэтому сотрудники начинают чувствовать себя единой командой.
3. Удобная коммуникация. Чтобы найти нужного коллегу, не нужно идти в другой кабинет, ведь все работают в одном помещении.

Пример планировки open space

Единственный недостаток open space — высокий уровень шума. Чтобы он не мешал работе, важно составить правила для сотрудников, которые помогут минимизировать шум. Также можно постелить ковролин, установить шумопоглощающие потолки и панели между рабочими пространствами. А чтобы шум не мешал переговорам — отвести для них отдельные помещения.

В open space обычно не возникает проблемы перепланировки помещений: здесь получится реализовать почти любую идею. Например, выделить зону для переговоров и отделить ее перегородками. При желании ее можно легко перенести, расширить или сузить.

Что касается дизайна помещения, то в open space лучше избегать ярких оттенков: они могут отвлекать и раздражать сотрудников. Лучше отдать предпочтение спокойным пастельным тонам. Такие цвета визуально сделают офис еще больше, добавят легкости, а сотрудники не будут от них уставать.

Как правильно выбрать офис с планировкой open space? Обратите внимание на объекты с хорошей вентиляцией, современными системами кондиционирования и отопления. Важно, чтобы была возможность зонирования: в таком случае у вас не возникнут юридические проблемы с перепланировкой помещения.

Планировка кабинетного типа

В таком офисе рабочие места сотрудников отделены друг от друга перегородками или стенами. Благодаря этому создается более спокойная и конфиденциальная атмосфера. Это особенно важно, если работа требует максимальной концентрации и сосредоточенности. Часто кабинетная планировка получается при модернизации open space. Обычно этот вариант выбирают для отдела кадров, бухгалтерии, службы технической поддержки.

Пример планировки кабинетного типа

Планировка кабинетного типа хороша тем, что в ней можно:

1. Сосредоточиться на своих задачах и не отвлекаться на шум, разговоры и работу других людей.
2. Адаптировать рабочее место под конкретного человека или отдел.
3. Ограничить доступ посторонних лиц к компьютеру, документам, личным вещам.

При этом, если кабинеты разделены стенами, могут возникнуть проблемы при перепланировке помещений. Чтобы изменить офис, придется получать разрешения в государственных инстанциях, а это может быть долго и непросто. Однако если это изначально одно большое помещение, разделенное перегородками, трудностей быть не должно.

При выборе офисного помещения кабинетного типа учитывайте затраты на ремонт. Особенно, если вы планируете возвести стены с нуля. При этом такой объект позволяет воплотить любую дизайнерскую идею: можно сделать все кабинеты разными и оформить их согласно пожеланиям отделов или сотрудников.

Смешанная

Это сочетание open space и кабинетной планировки, которая учитывает преимущества обоих типов. С одной стороны, здесь сотрудникам легко общаться и взаимодействовать друг с другом. С другой — сохраняется приватная, спокойная атмосфера. В планировке смешанного типа есть открытые пространства для совместной работы, отдельные кабинеты, переговорки.

Пример планировки смешанного типа

Преимущества смешанной планировки:

1. Легко организовать рабочее пространство под задачи компании.
2. Можно удовлетворить разные пожелания сотрудников по организации офиса.
3. Удобно выполнять разные типы задач: проводить мозговые штурмы, встречаться с клиентами, выполнять рутинную работу и т. д.

Если хотите арендовать офис смешанного типа, помните о возможных проблемах перепланировки помещений. Важно тщательно продумать расположение кабинетов и открытых пространств, учесть разные нюансы. Например, важно, чтобы сотрудники могли легко и удобно попасть в любой отдел, а закрытые зоны не должны граничить с шумными местами типа кухни, курилки и переговорки. Также нужно учитывать особенности дизайна двух типов помещений — open space и кабинетных.

Смешанный тип обычно требует больше затрат, чем два предыдущих. Однако если помещение спланировано правильно, учтены все требования к дизайну, офис станет современным, удобным и позволит сотрудникам работать более продуктивно.

Какую планировку выбрать

Рассмотрим основные рекомендации, которые помогут выбрать планировку:

1. Отталкивайтесь от потребностей сотрудников. Определите, какие задачи чаще всего выполняют подчиненные, как именно они работают. Например, если им приходится часто взаимодействовать друг с другом, будет правильно выбрать офис типа open space.
2. Учитывайте специфику компании. Разные планировки подходят для разных сфер бизнеса. Например, бухгалтерам и юристам удобнее работать в отдельных кабинетах, тогда как IT-специалисты обычно выбирают открытые пространства, где столы расположены недалеко друг от друга.
3. Обращайте внимание на количество сотрудников. Небольшим компаниям зачастую проще работать в открытых пространствах. А крупному бизнесу больше подойдет смешанная планировка, чтобы обеспечить комфортные условия для разных отделов.
4. Не забывайте про корпоративную культуру. Стиль работы компании влияет на выбор офисного помещения. Например, если сотрудники ценят открытость и дружеское общение, то стоит остановиться на смешанной планировке. А более формальные организации предпочитают кабинетный тип.

Какие еще особенности нужно учитывать

Кроме выбора класса, локации, площади и планировки, важно учитывать и другие параметры. Так требования к помещениям и офисным местам включают:

1. Температурный режим. Температура воздуха в офисе должна составлять 20–28 градусов. Оптимальный показатель зависит от месяца: летом — 23–25 градусов, зимой — 22–24 градуса. Если нормы нарушены, по закону работодатель обязан сократить рабочий день. Также из-за несоответствия температурного режима норме может испортиться отделка. Поэтому при выборе офисного помещения нужно проверить системы отопления и кондиционирования.
2. Уровень освещенности. Для продуктивной работы важно наличие естественного и искусственного освещения. По СанПиНу освещенность офиса должна быть не менее 300 лк. Если в помещении нет окон, нужно получить официальное заключение СанПиНа. Однако правильнее выбрать офис с естественным светом: сотрудникам будет комфортнее, получится оформить офис более современно. В качестве искусственного освещения подойдут светодиодные лампы, которые стоит расположить параллельно окнам: так весь свет будет падать в одном направлении.
3. Уровень шума. Согласно требованиям к помещениям и офисным местам, максимальный уровень шума — 80 дБ. В противном случае будет сложно сосредоточиться на работе, снизится концентрация, сотрудники станут быстрее уставать. Поэтому при выборе офисного помещения уточните, нет ли рядом заводов, производственных предприятий. Узнайте, какие организации работают в смежных помещениях и на этаже. Проверьте звукоизоляцию стен и окон, особенно если они выходят на проезжую часть.
4. Состояние инженерных коммуникаций. Важно, чтобы в офисе нормально работала система водоснабжения и канализации, было достаточно источников электричества. Всё это стоит проверить на этапе выбора офисного помещения. Если с коммуникациями что-то не так и придется переделывать их, может нарушиться работа сотрудников. К тому же не исключены дополнительные траты на ремонт. Например, из-за прорыва трубы или старой проводки придется менять облицовку стен.
5. Охрана офиса. Система безопасности обычно различается в зависимости от класса помещения. Самая лучшая — в классе A, а в классах C и D зачастую нет даже вахтера. От уровня безопасности зависит жизнь и здоровье сотрудников, посетителей, сохранность имущества и коммерческой тайны бизнеса.
6. Узнаваемость и заполненность здания. Уточните, какие еще компании работают в здании. Если среди них есть известные бренды, скорее всего, бизнес-центр соответствует высоким стандартам качества. Обычно это относится к офисам класса A. К тому же, если большинство офисов уже занято, значит, будет меньше ремонтных работ и, соответственно, минимальный уровень шума.

Как подготовиться к ремонту

Представьте: вы выбрали офис в одном из лучших бизнес-центров в центре города. Собираетесь делать там ремонт, но ваши идеи не удается реализовать. Например, не получится сделать перепланировку или выделить комнату для переговоров. Чтобы такой проблемы не возникло, нужно еще при выборе помещения продумать дизайн-проект, который будет учитывать всё, что должно быть в офисе. Так будет проще подобрать нужный объект.

Перечислим факторы, которые важно учесть:

1. Цель ремонта. Кроме эстетической привлекательности, поставьте офису конкретную задачу. Например, создание более функционального пространства, повышение лояльности клиентов, привлечение хороших специалистов. Все эти задачи помогает решить в том числе качественный ремонт и стильная отделка. Например, можно сделать перепланировку и улучшить продуктивность сотрудников.
2. Брендирование. Хорошо, когда дизайн офиса учитывает корпоративные цвета компании. Такое решение поможет подчеркнуть имидж бизнеса, его ценности и произвести впечатление на партнеров и клиентов.
3. Бюджет. Заранее определите бюджет и сообщите его подрядчикам. Специалисты составят проект, смету и предложат оптимальный вариант с учетом выделенных вами финансов.
4. Зонирование. Продумайте, какие зоны обязательно должны быть в офисе. Например, комната для переговоров, помещение для тренингов, кабинет директора, кухня/кофепоинт и т. д. Сообщите об этом дизайнеру, и он предложит оптимальные варианты размещения. Если грамотно продумать зонирование, в будущем вы избежите проблем перепланировки помещения.
5. Расположение инженерных коммуникаций. При необходимости нужно скорректировать коммуникации. Обычно эта работа прописана в техническом задании, и важно определить ее объем на этапе выбора офисного помещения.
6. Цветовая гамма и стиль. Можно выбрать корпоративные цвета компании, однако важно учитывать особенности планировки. Например, не стоит в кабинете площадью 10 кв. м. делать ярко-красные стены: они будут визуально давить на сотрудников, не дадут сосредоточиться.
7. Мебель. При выборе офисного помещения узнайте, можно ли избавить от старой мебели. Даже в самом эстетичном и современном помещении старая мебель смотрится неуклюже и портит вид. Поэтому стоит подобрать столы, кресла, полки и другие элементы, подходящие интерьеру.

Чтобы учесть все эти нюансы, лучше обратиться к дизайнерам и специалистам по ремонту офисов. Они разработают проект и предложат лучшее решение для вашего офиса, подберут оптимальную планировку, стиль интерьера, мебель. Также помогут определить расположение инженерных коммуникаций, чтобы в помещении было комфортно. Благодаря этому офис станет современным и удобным, поможет улучшить имидж компании и продуктивность сотрудников.

К тому же специалисты по ремонту знают, как избежать проблем перепланировки помещений. Дело в том, что даже возведение 2–3 перегородок для кабинета может повлиять на инженерные коммуникации: часто приходится их переносить. А это одна из самых больших статей расходов при ремонте офиса. Специалисты учтут этот момент и предложат наименее затратный вариант перепланировки.

Как определить проблемы в помещении

Чтобы правильно выбрать офис, который не станет причиной неприятностей в будущем, учитывайте следующие факторы:

1. Время простоя помещения. Если объявление давно размещено на разных площадках, но его всё никак не удалось сдать или продать, возможно, что-то не в порядке с документами или самим офисом. Хорошие варианты разбирают довольно быстро.
2. Количество арендаторов в бизнес-центре. Если их немного или они часто меняются, стоит понять, почему это происходит. Возможно, здание не подходит для работы в офисе, или вокруг нет необходимой инфраструктуры.
3. Наличие системы безопасности. Когда в здании есть только консьерж, лучше подыскать другой вариант. Обычно это проблема офисов класса B–D.
4. Уровень индексации арендной платы. Узнайте у других арендаторов, какую индексацию устанавливает арендодатель. Если она слишком высокая, например, 15% в год, лучше отказаться от такого варианта.
5. Наличие документов. Важно проверить документы, убедиться, что у собственника нет обременений, а сам объект соответствует требованиям к помещениям и офисным местам. Если арендодатель отказывается доказать чистоту сделки или не предоставляет хотя бы один документ, стоит поискать другой бизнес-центр.
6. Возможность сделать ремонт. Узнайте, можно ли сделать ремонт и какой именно. Иногда арендодатели разрешают только покрасить стены, а делать перепланировку — нет. Важно уточнить это заранее, чтобы без проблем обновить офис под требования своего бизнеса.

Соблюдайте эти рекомендации и сможете найти комфортный офис, в котором компания будет работать много лет.

Чек-лист: как правильно выбрать офис

Какие факторы нужно учесть при выборе офисного помещения:

1. Локация. Лучше, если это будет район с развитой инфраструктурой, удобной транспортной развязкой и остановками общественного транспорта.
2. Класс офиса. Самый лучший класс — A: это современные помещения в центре города.
3. Площадь. Зависит от количества сотрудников и необходимых зон.
4. Парковка. Лучше, если будет и уличная, и подземная для сотрудников и посетителей.
5. Возможность ремонта. Хорошо, когда можно реализовать собственный дизайн-проект.

Если хотите сделать качественный ремонт в офисе, обращайтесь в ST Construction. С 2016 года выполняем ремонт любой сложности в офисах, отелях и коворкингах Санкт-Петербурга. Работаем под ключ: от составления сметы до уборки помещения перед сдачей объекта.

ST Construction поможет еще на этапе выбора офиса. Пригласите на просмотр объекта дизайнера и ремонтную бригаду. Они досконально изучат помещение и подскажут, какие могут возникнуть проблемы и стоит ли брать именно этот офис.

Среди наших сотрудников — только профессионалы, которые могут реализовать любую задачу. Мы работаем в связке с известными дизайн-студиями, поэтому поможем подготовить дизайн-проект и в точности реализовать его. Еще среди наших партнеров — поставщики материалов, оборудования, остекления. Они предоставляют скидки клиентам ST Construction, поэтому у вас получится сэкономить.

Работаем строго по договору. В нем прописываем стоимость и длительность ремонта, гарантии, форму оплаты. Если возникают спорные ситуации, всегда находим оптимальное решение. Мы практикуем метод Agile, поэтому укладываемся в срок: ваше помещение точно будет готово вовремя. Условия, прописанные в договоре, не меняются в процессе работы. Предоставляем все отчеты, в том числе финансовые, чтобы сотрудничество было максимально прозрачным.

Оставьте заявку на нашем сайте, чтобы проконсультироваться или заказать ремонт офиса.