Капитальный ремонт офиса IT-компании: история масштабного проекта, в котором всё шло не по плану

Закон Мёрфи, он же закон подлости, гласит — если что-нибудь может пойти не так, оно пойдет не так. В нашем портфолио есть один проект, в котором так и было. На его примере поясняем новым заказчикам, что может повлиять на ход внутреннего ремонта офиса и как этого не допустить.

Решили написать кейс, чтобы каждый из вас мог заглянуть за кулисы и понять, почему ремонт иногда идет не так гладко, как хотелось бы. Названия компании и бизнес-центра по понятным причинам не озвучиваем, но история абсолютно правдивая. Она о том, как дизайнерский ремонт офиса растянулся на полтора года, а его результат много раз оказывался под угрозой, но наши специалисты смогли спасти ситуацию. Проявить пришлось не только профессиональные умения, но и чудеса дипломатии.

Внутренний ремонт офиса в бизнес-центре: о заказчике и объекте

В декабре 2020 года к нам обратились представители крупной IT-компании. Они заказали эскизный проект у столичной студии, арендовали площади в одном из питерских бизнес-центров и выбирали команду, которая сделает дизайнерский ремонт офиса.

Изучив рабочую документацию и дизайн-проект, мы выехали на объект. Работать предстояло с пространством площадью порядка 3 500 м², занимающим 3, 4, 5 и 6 этажи БЦ. Помещение раньше не использовалось, поэтому было без отделки: голый бетонный пол, перекрытия без ровнителя, кирпич.

БЦ состоит из старого здания и пристройки к нему. Из-за того, что части стоят на фундаментах, построенных в разное время с использованием разных технологий, деформационный шов между ними оказался нестабильным. Прибыв на место, мы обнаружили между пятым и шестым этажами щель, в которую можно было спокойно просунуть руку. Трещали и лопались стены, рвало гипрок и стеклохолст, было много трещин. Заказчика предупредили о том, что ситуация будет повторяться. Как правило, это происходит дважды в год: весной и осенью, когда идут дожди, повышается влажность и меняется температура воздуха. Устранить эту особенность здания невозможно, только делать ремонт по необходимости.

Коротко о проекте:

• Ремонт проходил в 2 этапа (о причинах расскажем дальше). Первый занял полгода, второй — 4,5 месяца. Между ними был почти полугодовой перерыв.
• На втором этапе к арендованным ранее четырем этажам добавили часть первого с главным входом в БЦ, лифтовые холлы первого, третьего, четвертого, пятого и шестого этажей и цокольный этаж. Это еще 550 м² — общая площадь объекта превысила 4 000 квадратов.
• В первом этапе ремонта участвовало около 20 человек, во втором — 27. Это были гипрочники, маляры, сантехники, электрики, мастера-универсалы, специалисты по напольным покрытиям, подсобные работники и т. д. В среднем на объекте ежедневно находились 10-15 рабочих.
• Мы спроектировали все системы, произвели демонтаж и монтаж перегородок, малярные, сантехнические и электромонтажные работы, установку дверей, системы вентиляции и кондиционирования, СКУД, а также закупили материалы и мебель. По окончании ремонта предоставили заказчику все необходимые для эксплуатации объекта документы.

Капитальный ремонт офиса IT-компании: с какими сложностями мы столкнулись и как с ними справлялись

Проблема №1: отсутствие полноценной рабочей документации

Студии, с которыми мы обычно работаем, кроме визуализаций и эскизов дают заказчикам полноценный альбом рабочей документации. В их штате есть архитекторы или инженеры, которые на базе того, что нарисовали дизайнеры, готовят чертежи с привязками расположения, контролируют, чтобы элементы не пересекались друг с другом и т. п. Рабочие, получив такую документацию, лишних вопросов не задают — сразу понимают, что и как делать.

В этом проекте всё было иначе. Студия выдала визуализацию и проект, по которым строители не смогли бы выполнить дизайнерский ремонт офиса.

По сути, это был полуфабрикат, с которым стоило бы обратиться в архитектурное бюро для заказа комплекта чертежей. Поскольку времени на это не было, пришлось дорабатывать проект в процессе, на что ушло много времени и сил. Мы в Питере, дизайнеры в Москве, поэтому по каждому вопросу приходилось созваниваться или переписываться. За время ремонта удалось общими усилиями довести документацию до ума, но, будь она изначально в нужном виде, работы были бы завершены быстрее.

Отсутствие полноценной рабочей документации привело к тому, что ремонт затянулся из-за необходимости постоянно что-то уточнять у авторов проекта. Чтобы не допустить такой ситуации, рекомендуем выбрать дизайн-студию, в которой есть инженеры или архитекторы для подготовки чертежей. Привлечь архитектурное бюро можно, но это время, деньги и необходимость общаться параллельно со специалистами двух компаний — удобнее отдать всё в одни руки.

Проблема №2: уменьшение бюджета

Предполагаем, что дизайнерам не ставили рамок, просто попросили нарисовать крутой офис. Те подошли к задаче со всей серьезностью: выбрали ковер по 10 000 рублей за м², шикарную мебель, краску для стен по 3 000 рублей за литр и т. п. Получилось красиво и дорого — на реализацию предложенного понадобилось бы несколько сотен миллионов рублей.

По внутренним причинам заказчики решили сократить бюджет на материалы, мебель и оборудование в 3,5 раза, а ожидания от своего будущего офиса не изменили. Они выделили ответственного за ремонт сотрудника, оставили ему эскизы от дизайнеров и деньги, велели сделать качественно и самоизолировались по загородным домам — в Россию как раз пришел коронавирус.

Площадь большая, нужно было много осветительных приборов, напольного покрытия, краски и прочего, поэтому пришлось заменить предложенные дизайнерами варианты более доступными альтернативами. Ковры, например, покупали по 1 500 рублей за м², чтобы уложиться в бюджет. На запланированную скрытую проводку тоже не хватило — вместо неё в офисе появились накладные розетки и кабели в гофре. Все видели, что получается не то, что было задумано.

Когда мы поднимали вопрос о некоторых спорных решениях и расхождениях с визуализацией, представитель заказчика отказывался обсуждать увеличение бюджета и настаивал на том, чтобы продолжать ремонт в рамках выделенной суммы.

Когда учредители приехали принимать объект, результат им ожидаемо не понравился. Их смутили, в первую очередь, ковровое покрытие из бюджетной серии и видимые накладные розетки с гофрой, которые не соответствовали уровню компании.

К качеству внутреннего ремонта офиса претензий не было — его подтвердили независимые специалисты по технадзору, которых пригласил заказчик. Вопрос был лишь в том, что ожидали один уровень, а получили совсем другой.

В итоге решили, что будет второй этап, т. к. в текущем виде пространство владельцев компании не устраивало. Потеряли время, а денег на ремонт в итоге потратили +- столько, сколько предполагалось изначально. К тому же, бизнес понес потери — всё время, пока помещение простаивало, приходилось платить за его аренду. С учетом того, что речь шла о нескольких этажах БЦ, это выливалось в миллионные ежемесячные траты.

Финишные материалы, мебель, осветительные приборы создают итоговую картинку. Если вместо дорогих дизайнерских решений использовать бюджетные, это неизбежно скажется на восприятии готового интерьера.

Проблема №3: сложности с администрацией БЦ

Ремонт офиса, расположенного в бизнес-центре, всегда сопряжен с рядом ограничений. Вот несколько примеров:

• Нельзя сносить некоторые перегородки, менять потолки Армстронг на что-то кроме другого Армстронга и т. д.
• Для доставки строительных материалов и вывоза мусора можно использовать только определенные лифты и лестницы.
• Запрещено использовать для разгрузки парковку, которой пользуются арендаторы.
• Время проведения шумных работ строго регламентировано, чтобы ремонт не мешал работе других офисов.
• Иногда работать можно исключительно по ночам.

Это логично, понятно и заранее известно: заходя на объект, мы понимаем, в каких рамках придется работать. В этот раз всё было не так.

Отношения между управляющей и заказчиками сразу не заладились, и негатив перенесся на тех, кто был в зоне досягаемости — на нас.

На первом этапе капитального ремонта офиса работали спокойно — из-за локдауна бизнес-центр стоял пустым. На втором этапе изначально согласовали проведение шумных работ с 10 до 20. Тут же посыпались жалобы от арендаторов, т. к. здание монолитное, и звук распространяется по всем этажам.

Договорились, что шуметь будем с 13 до 20 — сотрудники других офисов всё равно не могли работать. С 15 до 20 — снова кто-то недоволен. После 20 должна быть тишина, т. к. вплотную к БЦ стоят два корпуса элитного жилого дома.

Так мы лишились половины рабочего времени. Изначально планировали уложиться в 3 месяца, в итоге ремонт длился около пяти. Заказчик, понимал, что нашей вины в этом нет, но старался ускорить процесс — например, предлагал нанять больше рабочих. Пояснили, что это не поможет — по технологии некоторые работы могут выполняться только последовательно, поэтому пока одни мастера не закончат, другим на объекте делать нечего.

К нам регулярно приходили инженеры БЦ и управляющая с требованием остановить работы, составить график и сказать с точностью до дня, сколько еще будем шуметь. Приглашали представителя заказчика на переговоры, а нам приходилось ждать, пока они найдут устраивающее всех решение. В итоге пришлось разделить шумные работы на 3 группы: сильно, средне и мало шумные. Первые нам разрешили проводить исключительно с 17 до 20, остальные — с 15 до 20.

Приехав на объект к 9 утра, мы никакие работы, связанные с шумом, не могли проводить до 15. Поэтому занимались подготовкой, в 15.00 все хватались за инструменты и начиналась канонада, а в 17.00 добавлялись ребята с перфораторами. В 20.00 заканчивали и снова принимались за подготовку. Из-за такого расписания то, что в стандартной ситуации занимает несколько дней (например, набивание трассы для вентиляции), растягивалось на недели.

Пришлось взять в свои руки не только инструмент, но и налаживание отношений с администрацией. Коммуникацию доверили менеджеру проекта, который сглаживал углы, предупреждал о начале шумных работ, предлагал посильную помощь. Это сработало — отношение к нам улучшилось настолько, что удавалось даже договориться и немного пошуметь вне графика. Управляющая предупреждала арендаторов, всегда старалась пойти навстречу. Сил ушло много, но результат однозначно того стоил.

Арендуя помещение в БЦ, постарайтесь сразу наладить отношения с администрацией. Пригодится и на стадии капитального ремонта офиса, и в процессе работы — с этими людьми предстоит решать много важных вопросов. Выбирая строительную компанию, расспросите ее сотрудников о конфликтных ситуациях, которые случались в проектах, и том, какие решения они нашли.

Проблема №4: подрядчики «по знакомству»

Дизайнеры привели в проект своих людей: производителей и поставщиков светильников, постеров, штор, изделий из камня и т. д. А представитель заказчика нашел тех, кто делает металлические двери. Со всеми этими фирмами были сложности.

Производители дверей вместо 20 дней выполняли заказ почти 1,5 месяца. Осадочек остался такой, что тот, кто их выбрал, сам и расторг контракт, не желая больше общаться с этими людьми. Вторую партию дверей купили у нашего проверенного партнера — они обошлись на 25% дешевле при прочих равных.

Каменщики не были на объекте: они взяли чертежи и по размерам оттуда сделали раковины и столешницы. Мы всегда настаиваем на том, чтобы замеры для изготовления этих изделий, так же, как и для заказной мебели, снимались на месте. Причем делать это нужно после отделки стен, т. к. размеры в проекте и по факту могут отличаться. Разницы в несколько миллиметров достаточно для того, чтобы заказное изделие не встало на место. Так и вышло. В итоге некоторые раковины не соответствовали нишам, куда должны были быть установлены, где-то остались щели между ними и стеной, которых быть не должно. Пришлось ждать переделки. Пока не установлены раковины, нельзя устанавливать сушилки для рук, без сушилок не повесить постеры на стены в санузлах — всё на паузе, сроки под угрозой.

Со светильниками тоже беда. Месяц их делали, прислали, а там вместо части настенных — подвесные потолочные. Поменять, говорят, не можем, под заказ же делали. Но вы рассверлите корпуса, добавьте пластинки, которые мы пришлем, и получится настенный крепеж. Таких светильников 200 — это время и работа, за которую никто не заплатит. В итоге написали рекламацию, отправили неправильные светильники обратно и снова ждали. Причем рекламацией и возвратом занимались мы, дизайнеры просто прислали телефон менеджера и устранились.

Когда берем проект на генподряд, то есть занимаемся в том числе закупками, такого не происходит. На нас в этом случае всё, от подбора нужных материалов и их заказа у проверенных поставщиков до контроля качества товара и рекламаций с возвратами, если нужно. Такой подход позволит вам сэкономить не только время, которое ушло бы на решение вопросов с десятками контрагентов, но и деньги. Стоимость наших услуг немного повысится, зато за счет агентских скидок и большого выбора поставщиков расходы на материалы могут снизиться. Так получилось с дверями в этом проекте.

Если у вас нет проверенных производителей и поставщиков, доверьте закупки нам. Участие чьих-то знакомых и родственников чревато тратой времени, денег и косяками, исправлять которые будет дороже, чем сразу сделать хорошо.

Дизайнерский ремонт офиса для IT-компании: результат нашей работы

Несмотря на все сложности, мы уложились в сроки. Удалось закончить работы до дня рождения компании — торжественное открытие офиса учредители хотели приурочить к этой дате.

Результат на 100% совпал с визуализациями.

Так, например, выглядело помещение для альтернативной работы на 4 этаже в эскизном проекте.

Таким оно получилось.

Столовая в эскизном проекте.

Она же — в реальности.

Концептуальное решение кабинета.

Так он выглядит по окончании работ.

Посмотрите больше фото готового интерьера, чтобы оценить дизайнерский ремонт офиса.

Капитальный ремонт офиса:4 способа упростить себе жизнь

1. Выбирайте студию, которая готовит полноценную рабочую документацию (чертежи). Так у строителей не будет лишних вопросов к авторам проекта, а ремонт будет выполнен в срок. Если не хотите тратить время на изучение рынка, спросите нас — порекомендуем дизайнеров, с которыми реализовали десятки объектов.
2. Определите бюджет и придерживайтесь его в процессе. Нельзя получить интерьер как на визуализациях, если заменить финишные отделочные материалы или мебель бюджетными альтернативами. Открыто озвучьте свои возможности дизайнерам перед началом работы над проектом и, если решите сократить расходы позже, обязательно проконсультируйтесь с ними.
3. Убедитесь в том, что сотрудники строительной компании умеют решать конфликтные ситуации. Расспросите о том, с какими сложностями они сталкивались в своих проектах и как их решали. Важно, чтобы эти люди могли найти общий язык с дизайнерами, сотрудниками управляющей компании БЦ и другими участниками процесса.
4. Доверьте закупку черновых и финишных отделочных материалов строителям. Если у вас нет проверенных производителей и поставщиков, лучше не экспериментируйте, пытаясь сэкономить через знакомых, — часто выходит себе дороже. У тех, кто давно на рынке и специализируется на капитальных ремонтах офисов, есть база проверенных поставщиков. Они выступают генподрядчиками: подбирают, заказывают всё необходимое, контролируют сроки и качество, решают вопросы в случае задержек, брака и т. д. Заплатив строительной компании немного больше, вы сэкономите время, деньги, нервы, а главное — сможете спокойно заниматься своим бизнесом.

Выполним дизайнерский ремонт любой сложности в офисе, расположенном в бизнес-центре класса А, и дадим гарантию 2 года на все виды работ.